隨著學校數(shù)字智慧校園的進一步推進，越來越多的信息孤島被打通、串聯(lián)成統(tǒng)一的對外服務大平臺，充分證 實了數(shù)字化校園在提升辦公效率、辦事效率、加快信息流轉方面有著極大的優(yōu)勢。學校檔案管理也從原來紙 質流轉、手工辦理的工作，逐步轉變?yōu)橥ㄟ^管理系統(tǒng)平臺的電子數(shù)據(jù)流轉和在線利用，這個過程中產生大量 需要留存的電子文件、電子辦理流程單、電子結果單等檔案數(shù)據(jù)需要歸檔長期保存。電子文件具有易修改、 易損毀、嚴重依賴軟硬件環(huán)境等特點，因此，必須構建學校電子檔案長期保存平臺和系統(tǒng)，實現(xiàn)對電子文件 真實性、完整性、安全可信、可讀可用的全程歸檔入庫、在線管理和長期保存。

通過信息化手段，將學校電子檔案數(shù)據(jù)按照處理階段劃分為不同的數(shù)據(jù)庫，如歸檔庫、管理庫和長期保存 庫。其中歸檔庫對接現(xiàn)有的多種數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，如學生學籍管理系統(tǒng)、課程成績管理系統(tǒng)、學校OA管理系 統(tǒng)、MIS系統(tǒng)、會計系統(tǒng)，使用基于OFD、OCR、NLP和憑證技術針對不同類型數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)清洗和統(tǒng)一化 處理，完成后的數(shù)據(jù)存儲在歸檔庫中，并根據(jù)檔案管理系統(tǒng)和長期保存系統(tǒng)的不同要求進行數(shù)據(jù)封包，分別 進入管理庫和長期保存庫中。長期保存庫基于睿存冷數(shù)據(jù)存儲產品和系統(tǒng)進行搭建，可以為所有珍貴的電子 檔案數(shù)據(jù)提供穩(wěn)定、安全和長期的保存服務。通過入庫前四性檢測，可以保證所有進入長期保存庫中的檔案 數(shù)據(jù)符合相應的檔案規(guī)范；入庫后，系統(tǒng)會根據(jù)對應的存儲策略將數(shù)據(jù)存儲至不同類型的冷數(shù)據(jù)存儲單元 中，實現(xiàn)異質甚至是異地存儲，極大地提高數(shù)據(jù)安全性。

1、異質、異地的長期保存系統(tǒng)架構為學校檔案數(shù)據(jù)提供穩(wěn)定、安全、長期的數(shù)據(jù)存儲服務
2、采用檔案標準的數(shù)據(jù)移交、接收接口，顯著降低不同類型業(yè)務系統(tǒng)的對接難度，實現(xiàn)數(shù)據(jù)應歸盡歸
3、全程四性檢測，有效保證數(shù)據(jù)的真實性，防止關鍵數(shù)據(jù)被誤操作覆蓋或惡意篡改
4、橫向拓展架構設計，避免相關設備的更新?lián)Q代導致頻繁的數(shù)據(jù)和系統(tǒng)遷移
5、數(shù)據(jù)開放協(xié)議符合檔案相關標準，避免設備和系統(tǒng)綁定，輕松實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的開放利用

某大學，作為我國頂尖的學府之一，自2020年起致力于建設電子檔案庫房，以適應數(shù)字化時代檔案管理的新要求。至今已積累歷史數(shù)據(jù)13TB，并預計每年將增長500GB。為滿足電子檔案數(shù)據(jù)的安全、長期保存和便捷訪問需求，學校采用光磁一體化存儲架構，結合磁盤和藍光光盤的優(yōu)勢，構建了電子檔案長期保存系統(tǒng)。在電子檔案庫房的建設中，不僅通過光磁一體化存儲架構實現(xiàn)了電子檔案數(shù)據(jù)的安全、長期保存，還通過精細的規(guī)劃設計，將電子檔案數(shù)據(jù)劃分為歸檔庫、管理庫、備份庫、長期保存庫和利用庫等多個邏輯數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫各司其職，確保電子檔案數(shù)據(jù)在不同階段得到妥善處理。歸檔庫專門對接學校現(xiàn)有的各類數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，如學生學籍、成績單、OA文書、論文，利用OFD、OCR、人臉檢索和憑證等技術對數(shù)據(jù)進行精準治理，治理后的數(shù)據(jù)被妥善存儲在歸檔庫中。根據(jù)檔案管理系統(tǒng)和長期保存系統(tǒng)的不同需求，數(shù)據(jù)經過封包后分別進入管理庫和長期保存庫。長期保存庫基于睿存冷數(shù)據(jù)存儲產品和軟件系統(tǒng)搭建，為珍貴的電子檔案數(shù)據(jù)提供穩(wěn)定、安全且長期的保存服務。所有進入長期保存庫的數(shù)據(jù)都經過嚴格的四性檢測，確保符合檔案規(guī)范。